Preventivo
Il preventivo può essere definito come il primo tassello del rapporto commerciale tra un’azienda fornitrice o professionista e il suo potenziale cliente.
Al suo interno è contenuta l’offerta contrattuale proposta per l’esecuzione di una determinata prestazione o fornitura di beni e altri servizi.
Si tratta di un documento centrale per descrivere e valorizzare il proprio lavoro. È perciò importante prestare particolare attenzione alla sua compilazione, anche aiutandosi con uno specifico software per preventivi.
Cos'è un preventivo?
Il preventivo è un documento che contiene i dettagli su costi e tempi per l'effettuazione di una specifica prestazione professionale o per la fornitura di beni e servizi.
A redigerlo è l’azienda fornitrice o il professionista, che lo consegna al cliente a seguito di specifica richiesta.
Lo scopo è di dare indicazioni chiare su prezzi, termini di fornitura o esecuzione della prestazione richiesta, così come ulteriori dettagli quali le modalità di pagamento.
Non si tratta di un documento vincolante: il preventivo è il primo passaggio negoziale prima della conferma del lavoro, quindi della stipula del contratto vero e proprio.
Come compilare un preventivo?
Per scrivere un preventivo efficace è necessario che al suo interno vengano riportate alcune informazioni fondamentali.
È essenziale indicare i dati del fornitore e del cliente, ma è la descrizione dei beni e servizi offerti il cuore del preventivo.
In particolare, bisognerà inserire:
- elenco dettagliato dei beni o servizi che il fornitore si impegna a fornire,
- quantità e unità di misura per ciascun bene o servizio,
- prezzo unitario e prezzo totale per ciascun bene o servizio,
- eventuali sconti o maggiorazioni applicati,
- totale imponibile,
- aliquota IVA e ammontare dell'IVA,
- totale complessivo del preventivo.
Un altro aspetto cruciale consiste nei tempi di consegna ed esecuzione: nel preventivo è necessario indicare una data esatta ed eventuali situazioni che potrebbero influire sulle tempistiche preventivate.
Termine di validità del preventivo
Le tempistiche assumono un’importanza centrale e non solo nella redazione del preventivo.
Infatti, per una gestione ottimale del rapporto con il cliente, è importante inviare il preventivo con il dettaglio della proposta in tempi rapidi.
In un periodo caratterizzato da frequenti oscillazioni di prezzi, pensiamo a quelli di materiali e forniture in ambito edile, è inoltre bene evidenziare anche la validità del preventivo.
Il prezzo proposto, così come i termini di esecuzione, non possono considerarsi eterni.
Indicare la scadenza del documento consegnato consente quindi di gestire in totale trasparenza e professionalità tutte quelle situazioni che possono portare a cambiamenti più o meno significativi.
Termini e modalità di pagamento da indicare nel preventivo
In fase di compilazione è necessario inserire nel preventivo anche informazioni dettagliate sulle modalità e sui termini di pagamento.
Il professionista o il fornitore può quindi inserire i metodi di pagamento accettati (ad esempio bonifico, assegno o contanti entro i limiti previsti), ma soprattutto i tempi da rispettare (acconto, saldo o possibilità di pagamento a rate).
Leggi anche la guida alla gestione dei pagamenti .
Perché utilizzare un software per fare un preventivo
Come abbiamo visto, sono diverse le informazioni da inserire in fase di compilazione di un preventivo, così come è importante specificare tempi di validità, termini e modalità di pagamento.
Un programma pensato per la gestione dei preventivi, come Fatture in Cloud, permette di compilare il documento in modo semplice e rapido, senza dimenticare nulla e in comodità da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone e tablet).
Consente di inserire le anagrafiche del cliente dalla rubrica e i prodotti e servizi dal listino, in pochi clic e con la sicurezza di non compiere errori.
Inoltre, esegue i calcoli dei prezzi in automatico, evitando possibile confusione e formule errate, situazioni possibili invece se per compilare il preventivo si utilizzano i fogli di calcolo (Excel), gli editor di testo (Word), oppure il cartaceo.
Sempre un software offre la possibilità di inviare i preventivi al cliente direttamente dal programma, di tracciare l’apertura della mail. Il cliente ha accettato il preventivo? In pochi istanti sarà possibile trasformarlo in fattura.
Da preventivo a contratto
Il preventivo rappresenta una proposta contrattuale, quindi è documento privo di valore legale.
La sua funzione è quella di presentare al cliente le caratteristiche specifiche del servizio offerto e quindi può essere accettato o meno.
Solo quando il cliente accetta esplicitamente la proposta contenuta nel preventivo, questo diventa la base per la stipula del contratto vero e proprio, che diventa vincolante per entrambe le parti.