Una delle abilità un buon imprenditore o imprenditrice dovrebbe avere è la gestione del personale.
Spesso ci si dimentica che un’azienda non è fatta solamente del prodotto o del servizio che viene offerto/venduto, ma è composta soprattutto da persone che ogni giorno lavorano per conseguire gli obiettivi che un’impresa si prefigge.
Per raggiungere questi obiettivi, però, bisogna gestire la relazione con i propri dipendenti nel miglior modo possibile, creando un ambiente lavorativo sano e con una cultura improntata sul rispetto e sul benessere collettivo.
Un luogo di lavoro accogliente non solo rende la tua azienda più attrattiva in fase di assunzione di nuovi dipendenti, ma migliora anche la produttività, le vendite e la redditività.
In questo capitolo tratteremo la gestione del personale in ogni singolo aspetto, spiegando tutte le attività che comprende e fornendo anche qualche suggerimento, utile soprattutto per te, titolare di piccola e media impresa.
Gestione del personale: una definizione
Cosa si intende per gestione del personale? Se vogliamo dare una definizione da dizionario possiamo dire che “la gestione del personale sono tutte le attività inerenti alla selezione, all’assunzione, alla formazione e al management dei dipendenti”.
Una definizione completa, ma che lascia fuori un assunto importante, soprattutto in un periodo storico (quello post-pandemico) in cui le imprese stanno affrontando nuove sfide e devono adattarsi alle nuove richieste del mercato, anche da parte dei lavoratori.
La gestione del personale, quindi, oltre a riguardare tutta una serie di processi che andremo a definire nel dettaglio nei prossimi paragrafi, deve essere anche strategica e puntare al raggiungimento di obiettivi ben precisi.
Una corretta gestione del personale non si deve limitare solo a rendere efficiente tutta una serie di questioni burocratiche, ma deve puntare soprattutto alla creazione di un ambiente di lavoro sano e a una cultura improntata sul rispetto reciproco e sul benessere.
Avere dei dipendenti motivati e felici di lavorare per la propria azienda è un obiettivo che qualsiasi azienda dovrebbe porsi. Maggiore è la felicità dei propri dipendenti e maggiore è la probabilità che la produttività (e quindi la redditività) sia elevata.
Gestione del personale e delle risorse umane
Un errore che molti imprenditori commettono è confondere la gestione del personale con la gestione delle risorse umane.
Si tratta di due discipline simili, ma con una differenza di fondo. Nella gestione delle risorse umane l’approccio è più strategico: non si tratta semplicemente di svolgere le classiche attività “amministrative”, ma si cerca di attuare dei processi che facciano sentire il lavoratore al centro dell’azienda.
Inoltre, nella gestione delle risorse umane i dipendenti vengono considerati un capitale umano da coltivare sul lungo termine. Anche questo è un piccolo segreto per il successo dell'impresa. Cambiare prospettiva e passare da una gestione del personale alla gestione della persona può essere difficile, ma sul lungo periodo i risultati sono assicurati.
Chi si occupa del personale
Chi si deve occupare della gestione del personale all’interno di una piccola e media impresa?
Se nelle grandi aziende (solitamente quelle con più di 30-50 dipendenti) è presente un responsabile delle risorse umane, nelle imprese di minori dimensioni possono essere incaricati uno o più dipendenti, che di solito appartengono al reparto amministrativo.
Nelle aziende più piccole invece, il titolare non può permettersi di investire su una struttura complessa. E quindi la selezione e la gestione del personale ricade su di lui.
Se sei a capo di una piccola azienda, conosci bene le difficoltà nello scegliere la giusta persona da assumere. Per questo motivo, il consiglio è di farti aiutare da un altro dipendente o da un collaboratore esterno esperto dell’argomento.
In questo modo puoi confrontarti e selezionare il dipendente da assumere. Lo stesso vale per la gestione: farsi dare una mano dai dipendenti più anziani e con maggior esperienza, oppure dal segretario o dalla segretaria dell’azienda, è la scelta migliore.
Ti libererai di un’attività gravosa e allo stesso tempo avrai la sicurezza che chi gestisce il personale conosca bene la cultura e i valori dell’azienda.
Per gestire il personale utilizzi ancora carta e penna, oppure i fogli Excel?
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Le attività di gestione del personale
Quali sono le attività e i processi da attuare per una corretta gestione del personale? Cambiano in relazione alla grandezza e alla tipologia di azienda, ma se ne possono individuare un paio che sono comuni a tutte le imprese, e che non cambiano in base alla dimensione.
Le tre attività principali sono:
- la selezione, l’assunzione e la gestione delle dimissioni del personale;
- l’amministrazione del personale;
- lo sviluppo del personale.
L’amministrazione del personale comprende altri processi abbastanza diversi tra di loro e che necessitano della giusta importanza:
- rilevazione delle presenze,
- gestione delle ferie e dei permessi,
- pianificazione e gestione dei turni,
- consegna delle buste paga.
Lo sviluppo delle risorse umane, invece, è un’attività a cui si presta sempre troppa poca attenzione.
Il lavoro è in continua evoluzione e per un’azienda è necessario investire nella formazione dei propri dipendenti, senza avere il timore che possano dare le dimissioni e portare il know-how acquisito in un’altra impresa. Un dipendente formato, felice e ben remunerato non va alla ricerca di un nuovo lavoro.
Selezione e assunzione del personale
Il dipendente “perfetto” non esiste. Bisogna sfatare questo mito: esiste solamente il dipendente che meglio si adatta alla necessità della tua azienda.
La selezione e l’assunzione di uno nuovo collaboratore è un’attività che spesso richiede molto tempo, soprattutto nelle piccole e medie imprese.
Di solito è in capo al titolare, che deve fare una selezione dei curriculum arrivati (nel caso in cui abbia aperto una posizione sui vari portali di ricerca del personale) e avviare i colloqui.
Se anche tu rientri in questa casistica, ti consigliamo di farti aiutare da qualche persona già presente all’interno dell’azienda, in modo da poter avere un confronto, capire le qualità dei vari candidati e selezionare quello più adatto alle necessità aziendali.
Inoltre, ti tornerà utile anche informarti su quali sono le principali fasi da affrontare per trovare personale, dalla pubblicazione dell'annuncio di lavoro fino scelta finale del profilo migliore.
Il processo di assunzione, inoltre, prevede tutta una serie di pratiche burocratiche dove è essenziale il supporto di uno specialista. Ne abbiamo parlato nel capitolo dedicato a come assumere un dipendente.
Nella fase di assunzione fase rientra anche l’onboarding del nuovo dipendente, ovvero il suo inserimento in azienda, in modo da integrarlo velocemente nei processi e nel sistema della tua società.
Amministrazione del personale
Come gestire il capitale umano che hai a disposizione? Come fare in modo che tutto funzioni? Ogni buona azienda che si rispetti deve avere delle regole ben precise che riguardano la rilevazione delle presenze, la pianificazione dei turni (se si lavora a ciclo continuo), fino alla consegna della busta paga.
Si tratta di attività che spesso sono di fondamentale importanza per l’azienda. Ad esempio, la rilevazione delle presenze determina quante ore vengono conteggiate a fine mese, al momento dell’elaborazione delle buste paga.
Inoltre, queste operazioni di solito sono in capo al titolare o all’amministratore, se l'azienda non ha disposizione un responsabile delle risorse umane o un reparto specifico.
Considerato tutto ciò, è essenziale dotarsi degli strumenti idonei per svolgere i compiti in modo efficiente.
Rilevazione delle presenze
Il primo processo a cui prestare attenzione è sicuramente la rilevazione delle presenze.
Nelle piccolissime aziende spesso le presenze vengono registrate su un foglio di carta, oppure su un file di Excel, dove ogni dipendente segna l’orario di entrata e di uscita dall’ufficio.
Nelle aziende di dimensioni maggiori viene installato un marcatempo, ossia un apparecchio elettronico dove timbrare il cartellino.
Questa soluzione però, oltre ad avere un certo costo economico, si rivela anche particolarmente scomoda e inefficiente. Infatti, obbliga i dipendenti a recarsi sempre in ufficio per timbrare, il che risulta complesso quando il lavoro si svolge fuori sede.
Inoltre, non è raro che i cartellini vengano persi o danneggiati e che il marcatempo subisca guasti, aggiungendo nuovi costi da sostenere.
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I dipendenti hanno a disposizione un’App, con cui timbrare da smartphone e tablet, ovunque si trovino. Gli amministratori ricevono le timbrature nel software.
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Gestione di ferie e permessi
Altra questione che riguarda la gestione del personale è quella delle ferie e dei permessi.
Ogni dipendente ha l’obbligo e il diritto di chiedere ferie e permessi in base a quanto previsto dalla legge italiana e specificato dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro.
Per gestire ferie e permessi in modo efficace, ti consigliamo di stendere un piano ferie a inizio anno, almeno per i periodi festivi (le due settimane centrali di agosto e il periodo Natalizio).
In questo modo, l'azienda non rischia di restare scoperta se dovessero arrivare delle richieste dell’ultima ora da parte dei clienti.
Pianificazione e gestione dei turni
Se la tua azienda lavora a ciclo continuo, oppure lavora su più turni, è necessario una pianificazione dei turni.
Il ruolo del titolare e dell’amministratore è di incastrare le necessità lavorative con quelle dei dipendenti, per far in modo che ogni turno sia coperto da almeno un paio di figure.
Inoltre, deve anche assicurarsi che l’alternanza dei turni tuteli la salute del lavoratore, che può subire ripercussioni negative, soprattutto se i turni si svolgono di notte.
Un piano turni stabilito con adeguato anticipo permette anche ai dipendenti di organizzarsi per tempo e nel caso scambiare un turno con un altro collega se hanno delle visite mediche o degli impegni impellenti.
La gestione del personale passa anche da queste attività quotidiane, ma importanti, che rendono i lavoratori felici e al centro dell’attività imprenditoriale.
Consegna delle buste paga
Ogni lavoro deve essere giustamente retribuito. Il successo di un’azienda, anche piccola o piccolissima, passa da questo semplice assunto.
E la consegna della busta paga deve essere effettuata puntualmente, in base agli accordi presi con i dipendenti.
Nel settore privato solitamente la si riceve il 27 di ogni mese (seguendo il giorno “di paga” del settore pubblico), oppure nei primi dieci giorni del mese successivo (ad esempio, lo stipendio di novembre lo si riceve all’inizio di dicembre).
Ricordiamo inoltre che, ai sensi dell’articolo 1 della Legge 4 del 5 gennaio 1953, il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare ai dipendenti un prospetto paga in cui, tra gli altri dati, gli elementi che compongono la retribuzione, nonché le singole trattenute.
Tra le funzionalità offerte da Dipendenti in Cloud, vi sono anche la gestione di ferie e permessi, la pianificazione dei turni di lavoro e la consegna delle buste paga.
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Sviluppo del personale
Il lavoro si evolve velocemente e quanto accaduto negli ultimi anni ne è la dimostrazione. In ogni ambito, dall’industria fino ai servizi, la tecnologia ha preso sempre più piede ed è compito dell’azienda essere al passo con i tempi.
E questo vuol dire che è fondamentale tenere aggiornati i tuoi dipendenti con dei corsi ad hoc. Non devi temere di perdere il lavoratore dopo averlo formato: si tratta di un investimento per il bene dell’azienda. Un dipendente formato e contento più difficilmente cercherà lavoro e abbandonerà l'azienda.
Approfondiremo l’argomento nel capitolo successivo, dedicato allo sviluppo delle risorse umane.
Perché la gestione del personale è importante
Un’azienda è fatta di persone e soprattutto di relazioni umane.
Se non ti prendessi cura delle loro necessità dei dipendenti e della loro felicità, la tua azienda potrebbe incontrare serie difficoltà.
Tante società hanno visto calare il fatturato o calare drasticamente la produzione per un malcontento tra i dipendenti o perché le persone più in gamba hanno deciso di cambiare azienda.
Una corretta gestione del personale porta solo vantaggi e permette all’impresa di prosperare e di continuare a crescere.
In un periodo storico in cui si presta grande attenzione alla produttività, pensando (erroneamente) che basti aumentare le ore di lavoro per far crescere la produzione, si dà poca importanza alla gestione del personale.
Per aumentare la produttività serve dare la giusta importanza alle relazioni personali e alla gestione del personale. Un dipendente scontento non si impegnerà mai al massimo e non darà la giusta attenzione al lavoro che sta svolgendo. Tutto a discapito delle performance aziendali, anche sul lato economico.
Quindi, occuparsi della gestione dei dipendenti, facendosi aiutare anche da collaboratori esterni esperti sull’argomento, porta dei benefici: lavoratori più felici e che restano più a lungo nell’azienda, diminuendo il turnover tra i lavoratori, una delle cause che porta spesso a cattivi risultati economici.
Per godere dei benefici, però, non basta occuparsi delle pratiche di amministrazione quotidiana del personale. Serve strutturare un piano di sviluppo delle risorse umane nel lungo periodo, in cui, ad esempio, investire in attività di formazione e aggiornamento dei lavoratori. Esamineremo l’argomento nel prossimo capitolo.