I ricavi o compensi sono un dato importante per tutte le partite IVA, ma ancora di più per una partita IVA forfettaria: infatti, uno dei requisiti per rimanere nel regime agevolato è che non superino il limite di 85.000€ annui.
I software di fatturazione possono aiutarti a monitorare i ricavi/compensi della tua attività, tramite alcune funzionalità:
- calcolo del fatturato incassato
- registrazione delle fatture saldate,
- riconciliazione bancaria,
- prima nota,
- connessione con il commercialista.
Vediamo in cosa consistono e quali benefici portano.
1. Calcolo del fatturato incassato
I software di fatturazione possono offrire dei report, elaborati in base ai dati che l’utente ha inserito.
Tra gli indicatori riportati, si può trovare anche il fatturato incassato, cioè il fatturato ottenuto da tutte le fatture incassate.
Questo valore è di fondamentale interesse per i forfettari. Infatti, per i contribuenti in regime forfettario si applica il principio di cassa, che include nel calcolo del reddito solo i ricavi già incassati (e, specularmente, le spese già sostenute).
Fatture in Cloud calcola il fatturato che hai incassato e lo aggiorna in tempo reale. Inoltre, ti avvisa quando il valore sta per raggiungere e/o supera il limite di ricavi/compensi, così hai la situazione sempre sotto controllo.
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2. Registrazione delle fatture saldate
Come abbiamo già visto prima, per calcolare il reddito dei forfettari si considerano solo i ricavi già incassati.
Nel caso del pagamento in contanti il ricavo è incassato nel momento stesso del trasferimento del denaro, dato che lo puoi spendere fin da subito.
Per pagamenti con bonifico bancario, assegni, carta di credito e di debito si considera la data in cui la somma è disponibile sul conto e quindi la puoi utilizzare.
Facciamo un esempio. Hai emesso una fattura il 20 dicembre 2023 e l’hai incassata il 10 gennaio del 2024; il ricavo di questa fattura concorre al reddito del 2024.
È quindi fondamentale avere una stima aggiornata degli incassi tramite la prima nota di cassa.
I software di fatturazione possono aiutarti, perché consentono di segnalare quali fatture sono state saldate, distinguendole da quelle non ancora incassate. Se poi la registrazione degli incassi è automatica, come nel caso di Fatture in Cloud integrato con TS Pay, il tempo speso per segnare le fatture saldate sarà nullo e la situazione aggiornata in tempo reale.
3. Riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è un’operazione che serve ad allineare i pagamenti con le operazioni registrate sul conto corrente della banca. L’obiettivo è rilevare eventuali differenze tra i dati delle due fonti, per correggere eventuali incongruenze e, in ultimo, garantire la correttezza dei dati contabili. Considerata nella quotidianità di un forfettario, la riconciliazione bancaria aiuta a capire quali fatture sono state incassate e quali non ancora.
La riconciliazione bancaria è presente come funzionalità all’interno dei gestionali particolarmente avanzati o strutturati. Si trova anche in Fatture in Cloud, software di fatturazione alla portata delle partite IVA forfettarie.
La riconciliazione bancaria all’interno di un software funziona a grandi linee così:
- scarichi l’estratto conto della tua banca,
- lo ricarichi all’interno all’interno del software,
- associ il movimento bancario alle fatture emesse o ricevute (questa operazione in Fatture in Cloud è automatica).
In questo modo puoi capire quali fatture sono state pagate e quali no, quindi, ancora una volta, avere una stima degli incassi.
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4. Prima nota
Diversi software di fatturazione includono anche la prima nota, un registro che consente di tenere traccia delle entrate e delle uscite di un'attività.
La prima nota può essere:
- Prima nota cassa: dove registri tutte le operazioni con pagamento in contanti.
- Prima nota banca: dove riassumi le operazioni documentate da movimenti bancari.
Se puoi monitorare i movimenti bancari anche tramite l’estratto conto, non puoi fare altrettanto nel caso dei pagamenti in contanti, che quindi possono più facilmente sfuggire al tuo controllo.
Segnare le operazioni in prima nota cassa ti aiuta a capire quanto hai incassato in denaro contante.
5. Connessione con il Commercialista
Alcuni software di fatturazione permettono anche di condividere i dati con il proprio Commercialista.
Ad esempio, puoi far visualizzare il tuo account di Fatture in Cloud al tuo Commercialista o ai tuoi Consulenti, stabilendo quali permessi assegnare loro (ad esempio, di sola lettura oppure anche di modifica e l'accesso a determinate aree del software). Loro potranno controllare e scaricare i documenti, verificare la prima nota e caricare gli F24. Saranno in grado di esaminare i tuoi conti e le fatture in entrata e in uscita, senza attendere un intero trimestre o addirittura fine anno, e aiutarti a risolvere eventuali errori o criticità.
Invitare il professionista a visualizzare il tuo account di Fatture in Cloud è molto semplice: basta inserire il suo indirizzo mail nell’apposita sezione; l'account da Commercialista per la gestione dei propri clienti è gratuito.
Abbiamo visto come un software di fatturazione ti può aiutare a monitorare i ricavi della tua partita IVA forfettaria. Ma come stabile qual è il programma migliore per te, perché soddisfa tutte le tue esigenze? Lo vedremo nel prossimo capitolo.
Questo contenuto è aggiornato al 2024.