Redigere un contratto per ogni incarico che accetti potrebbe sembrarti una precauzione eccessiva ma, credici, non lo è. Innanzitutto mettere per iscritto gli accordi con i tuoi clienti ti consente di porre dei limiti chiari alle loro richieste. Inoltre, non dimenticare che man mano che la tua carriera andrà avanti ti troverai a gestire anche più incarichi contemporaneamente: i contratti ti serviranno come promemoria su tutti i dettagli di ciascun lavoro. Se poi cambierà il tuo referente non rischierai richieste diverse o ulteriori rispetto a quelle concordate in origine: sarà tutto nero su bianco.
Ti abbiamo convinto? Bene! Non ci resta che scoprire come si redige un contratto da freelance. Non preoccuparti non c’è alcun bisogno di imparare a scrivere in legalese. Tutto quello che devi fare è proseguire nella lettura: troverai qualche consiglio generale, un elenco delle clausole “salvavita” più utili e una piccola guida agli elementi che proprio non possono mancare perché un contratto da freelance sia valido. E se tutto questo non ti bastasse… al termine del capitolo troverai anche un modello di contratto freelance pronto da scaricare.
Redigere un contratto freelance: consigli pratici
- L’importanza del “non incluso”. La nostra prima raccomandazione per la compilazione di un contratto che ti tuteli sul serio è quella di non limitarti a indicare cosa include l’accordo, ma di specificare anche cosa non è compreso. Puoi ad esempio specificare che modifiche o aggiunte al lavoro già consegnato non sono incluse nel prezzo. Così facendo se il cliente ti chiederà una modifica non inclusa, potrai rispondere “ma certo, ora ti mando il preventivo e decidi”.
- Dettagli del pagamento. Quando parli di soldi, sii sempre estremamente specifico: indica l’ammontare lordo, quello netto, eventuali trattenute che il cliente dovrà effettuare. Non solo: indica sempre anche come (bonifico, assegno, contanti) ma soprattutto quando vuoi essere pagato. Questo ti permetterà di tenere sotto controllo l’affidabilità del cliente e di sollecitare in caso di ritardi eccessivi (per approfondire questo argomento puoi dare un’occhiata al capitolo 8 sulle tariffe del Freelance: quanto e come farsi pagare). Quando è possibile, ti consigliamo di inserire nell’accordo un acconto: potresti ad esempio chiedere il pagamento del 30% del prezzo totale alla firma del contratto.
- No a tecnicismi e legalese. Non pensare che un contratto sia per forza un insieme astruso di termini tecnici. Redigere un contratto collaborazione freelance chiaro e semplice non solo è possibile ma è anche consigliabile: sarà più facile per te scriverlo e meno “spaventoso” per il cliente firmarlo. L’assenza di termini troppo complessi e l’uso di un tono amichevole metteranno il cliente a suo agio, rendendo la contrattazione più semplice.
- Parola d’ordine: brevità! Non stai scrivendo le tue memorie: non dilungarti troppo, niente giri di parole né inutili commenti. Mettiti nei panni di chi riceve un contratto da firmare: ti piacerebbe dover leggere un noioso documento di 50 pagine? Sii chiaro ma conciso.
- Un grande alleato: il Preventivo. Se il tuo cliente non vuole proprio saperne di firmare un contratto o se per qualsiasi ragione non hai fatto in tempo a predisporne uno, non preoccuparti: non tutto è perduto. Per avere comunque qualcosa di scritto puoi elaborare al volo un preventivo e inviarlo via mail al cliente. Ovviamente anche in questo caso più sarai specifico (indicando prezzo, date di pagamento e di consegna, acconti, servizi inclusi ed esclusi, ecc.) meglio potrai tutelarti. Assicurati che il cliente approvi per iscritto il tuo preventivo: puoi fartelo rimandare firmato oppure, se è un cliente fidato, chiedergli una semplice mail di approvazione.
Clausole salvavita
Le abbiamo chiamate così perché possono davvero fare la differenza. Alcune (come quella di recesso) sono consigliabili per qualunque tipo di attività, altre sono più specifiche (sul diritto d’autore, ad esempio). Ecco, quindi, alcune clausole “salvavita”, da inserire nel tuo contratto:
- la clausola di recesso: ti permette, in casi eccezionali, di recedere dal contratto rimborsando l’anticipo versato al cliente.
- la clausola per la consegna di materiali. Se il tuo lavoro dipende dalla consegna di materiali o informazioni da parte del tuo cliente, devi tutelarti. Inserisci nel contratto i tempi che deve rispettare per fornirti ciò che ti serve: se ritarda lui, non potrai che posticipare la consegna anche tu.
- la clausola legata ai diritti di autore. Se il tuo tipo di attività prevede proprietà intellettuale, puoi specificare se intendi cedere o trattenere i diritti sul lavoro svolto. O puoi chiedere di firmare il tuo lavoro (ad esempio un sito web, un articolo: in fondo si tratta di pubblicità gratuita).
- la clausola sui pagamenti dei lavori extra ti garantisce un doppio risultato: innanzitutto dimostrerai al cliente di essere disponibile in caso di ulteriori richieste. Al tempo stesso chiarirai, senza lasciare dubbi, che ogni extra si paga!
Contratto freelance: schema e fac-simile
A questo punto non ci resta che procedere con la redazione del nostro contratto freelance. Gli elementi che proprio non possono mancare sono:
- Dati di freelance e cliente. Si tratta dei dati che permettono di identificare con certezza sia te che il cliente come nome e cognome o ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, ecc.
- Dettagli del progetto e tempistiche di attuazione. Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti, descrivere nello specifico il progetto ti permetterà di non avere grane in futuro. Non dimenticare di specificare anche cosa non è incluso nel prezzo.
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Tariffa applicata e modalità di pagamento. Il contratto serve a tutelarti, non dimenticarlo mai. Anche se ti fidi del cliente (e a maggior ragione se non è così) chiarisci tutti i dettagli relativi al tuo compenso:
- l’ammontare totale;
- l’importo dell’eventuale acconto;
- tempi e modi di pagamento (non solo del totale finale ma anche dell’acconto se c’è, delle rate se previste, ecc.).
- Eventuali diritti sui materiali ricevuti e proprietà intellettuali. Se per lo svolgimento del lavoro il cliente deve fornirti del materiale di sua proprietà, meglio specificare nel contratto che è lui il detentore dei diritti di quel materiale. Così, se qualcuno ne recriminerà la proprietà, tu sarai tutelato.
- Informativa sulla privacy. È importante specificare che tutti i dati che verranno scambiati durante lo svolgimento del progetto, verranno utilizzati nel rispetto della legge sulla privacy vigente.
- Termini di risoluzione del contratto. Il tuo obiettivo è di concludere nel migliore dei modi il lavoro fidelizzando il cliente. L’obiettivo del cliente è ottenere il lavoro che ti ha affidato. Ma la vita è piena di imprevisti: non è possibile escludere che uno di voi due, per qualche ragione, cambi idea in corso d’opera. Per questo è necessario inserire i termini per la risoluzione del contratto, così da tutelarvi entrambi.
- Foro competente. E se litighi con il cliente? Anche questa è una situazione che ti auguriamo non si verificherà mai. La legge comunque impone di indicare nel contratto la sede giudiziaria individuata in caso di controversie.
- Sottoscrizione del contratto. Naturalmente, la firma tua e del cliente è fondamentale. Tutto quello che hai inserito nel contratto, se non sottoscritto, non ha alcuna valenza.
Se vuoi prendere spunto ecco per te un Modello di contratto freelance scaricabile.
Ora che sai come trovare, gestire e contrattualizzare i tuoi incarichi c’è solo una cosa che manca per vedere crescere il tuo conto in banca: l’emissione della fattura. Senza questo prezioso documento, il cliente, anche volendo, non può pagarti. Ecco perché devi essere preciso nella compilazione e puntuale nell’invio. Nel prossimo capitolo scoprirai quali sono i tipi di fattura più frequenti per la fatturazione dei professionisti e come si emettono.