Fattura o parcella, in forma cartacea o elettronica: queste e altre scelte devi compiere se sei un libero professionista e vuoi procedere alla fatturazione. Inoltre, devi anche compilare il documento avendo ben presente quali campi completare. Infine, devi prestare anche attenzione a come correggere eventuali errori per evitare sanzioni.
Non temere, qui ti spiegheremo tutto, passo dopo passo.
Fatture per il libero professionista: cosa sono e quali scegliere
La fattura è un documento fiscale che deve essere redatto obbligatoriamente dal titolare di partita IVA che vende beni o presta servizi. Se sei un freelance e hai aperto partita IVA, quindi, non puoi scampare all’obbligo di emettere fattura per ricevere pagamenti dai tuoi clienti.
Puoi emettere fattura tradizionale, su carta o in formato digitale (pdf, excel, jpeg, ecc.). Tuttavia, al giorno d’oggi, la maggior parte dei contribuenti hanno l’obbligo di fatturazione elettronica, cioè di compilare e inviare il documento in formato, secondo criteri e termini di emissione molto precisi e tramite l’uso di software specifici.
Per scoprire in quale categoria di contribuenti rientri, leggi l'approfondimento sull’obbligo di fatturazione elettronica.
Esistono diversi tipi di fattura tra cui scegliere. Ad esempio, puoi decidere se emettere:
- fattura immediata o differita, in base ai termini di emissione: il giorno stesso dell’operazione o i 12 giorni immediatamente successivi (nel caso della fattura immediata), oppure entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (per la fattura differita)
- fattura proforma: una tipologia di documento che non sostituisce la fattura tradizionale (che dovrai comunque emettere), ma molto utile “per la forma”, cioè per avvisare il cliente dei dettagli del lavoro e dell’importo prima di procedere con la fattura definitiva.
- fattura di acconto e a saldo: vengono emesse rispettivamente prima che avvengano gli eventi che determinano l’effettuazione dell’operazione e per riscuotere l’importo ancora dovuto dopo il versamento di uno o più acconti.
Trovi più informazioni in merito nell’approfondimento “Fattura: cos’è e quali sono le tipologie”
Parcella: cos’è e chi la utilizza
Altro dubbio tipico in merito alla fatturazione dei professionisti riguarda la parcella.
La parcella è il documento fiscale che, come la fattura, ha l’obiettivo di certificare l’attività svolta e il loro costo per il committente.
Possono emettere parcella solo i professionisti iscritti ad Albo di categoria, seguendo le direttive e le tariffe specificate dall’Albo di appartenenza.
I titolari di Partita Iva non iscritti ad Albo dovranno invece emettere fattura.
Compilazione della fattura del professionista: i dati necessari
Accanto ai dati obbligatori per tutti i contribuenti e in tutti i tipi di fatture, (committente e cliente, data di emissione, numero della fattura, descrizione dei prodotti e dei servizi, etc.), ce ne sono altri che è importante vengano presi in considerazione da un libero professionista. Quest'ultimi sono, ad esempio:
- Rivalsa INPS: una maggiorazione fino al 4% applicata sui compensi lordi fatturati dai liberi professionisti iscritti alla Gestione Separata INPS. L’applicazione della rivalsa INPS in fattura è facoltativa.
- Rivalsa per contributi previdenziali: anche i professionisti iscritti a casse previdenziali possono applicare in fattura una maggiorazione, con percentuale variabile. Anche l’applicazione di tale rivalsa è facoltativa.
- Contributo Enasarco: gli agenti di commercio e rappresentanti iscritti all’Enasarco applicheranno in fattura contributo Enasarco.
Infine, un dato importante da inserire in fattura è la ritenuta d’acconto, che analizzeremo nel prossimo capitolo come calcolare la ritenuta d’acconto.
Errori in fattura: e ora?
Ma che succede se commetti degli errori nell’emissione di una fattura? Niente panico, non tutto è perduto. Ci sono alcuni comportamenti che puoi adottare per rimediare ed evitare pesanti sanzioni. Per prima cosa, una precisazione: un errore in fattura è un problema solo se hai già inviato la fattura al cliente! Se è ancora solo nel tuo pc o sulla tua scrivania niente di grave: puoi tranquillamente strapparla (o cancellarla) e ricompilarla correttamente. Se invece ti sei accorto dell’errore solo dopo aver inviato la fattura al cliente, la questione si complica un po’. Ma non agitarti, ora ti spieghiamo come procedere a seconda che l’errore riguardi gli importi e l’IVA inseriti oppure altri elementi (ad esempio errori nell’intestazione, nella data di emissione, nel numero di partita IVA ecc.).
Errori in fattura su importi e IVA.
Cosa fare. In questo caso dovrai emettere una Nota di variazione: una sorta di fattura integrativa in cui dovrai indicare numero e data della fattura da correggere e la motivazione per cui è emessa (errore di calcolo ad esempio).
- Se hai emesso fattura per un importo inferiore al dovuto devi emettere una nota di variazione in aumento (o nota di debito) imputando al cliente l’importo mancante ed il residuo IVA non ancora calcolato;
- Se hai emesso una fattura per importo superiore devi emettere una nota di variazione in diminuzione (detta anche nota di credito) stornando l’importo in eccesso e la relativa IVA già calcolata. Per saperne di più, leggi il nostro approfondimento su come e quando emettere una di nota di credito.
Sanzioni. Per le inesattezze riguardanti importi e calcoli IVA la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 516 euro. Se, però, riesci ad apportare la modifica prima della presentazione annuale della dichiarazione IVA la sanzione si riduce al 10% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 51,60 euro.
Errori in fattura estranei a importi e IVA.
Cosa fare. In questo caso la situazione è più semplice da gestire: puoi correggere la fattura e mandarla nuovamente al cliente segnalandogli il problema e chiedendogli di sostituire la vecchia fattura con la nuova. Attenzione però: se il cliente ha già registrato la fattura o l’ha posta in conservazione sostitutiva, anche in questo caso dovrai procedere con una nota di variazione.
Sanzioni. Per questo tipo di errori le multe vanno da 258 a 2.065 euro. Anche in questo caso, se riesci a correggere gli errori prima della dichiarazione IVA annuale, pagherai solo il 10% della sanzione (25,80 euro).
Insomma, ti sarà chiaro che il modo migliore per evitare multe è quello di evitare di commettere errori nella compilazione delle fatture, soprattutto per quanto riguarda gli importi. Ecco perché nel prossimo capitolo ti spieghiamo come calcolare la ritenuta d’acconto. Come dici? Non sai neanche di cosa si tratta? Nessun problema: prosegui nella lettura e ti sarà tutto chiaro!
