Un pranzo fuori sede con un collaboratore, un viaggio per seguire un corso di aggiornamento o per ritirare materiali. Tutte situazioni in cui dovrai affrontare delle spese di cui potresti chiedere il rimborso al tuo cliente. Occhio però: per sfruttare questa possibilità devi conoscere bene la sua disciplina. In questo capitolo ti parleremo dei vari tipi di rimborso spese previsti dalla legge, proseguiremo con un focus sugli aspetti fiscali dei rimborsi spesa e concluderemo con qualche suggerimento sulla compilazione della nota spese. Insomma, a fine capitolo, il rimborso spese non avrà più segreti per te!
Tipologie di rimborso spese: forfettario, analitico e misto
Sei in trasferta tutte le volte che, su richiesta del cliente e per un periodo di tempo determinato, devi svolgere il tuo lavoro fuori dalla sede concordata contrattualmente. In questi casi, le spese di vitto, alloggio e viaggio dovrebbero essere a carico del tuo cliente. Per comodità però, ti capiterà spesso di anticiparle per poi chiederne il rimborso. Per farlo devi innanzitutto conoscere i tre tipi di rimborso previsti dalla legge: il forfettario, l’analitico e il misto.
- Il rimborso forfettario è il più semplice da gestire perché non richiede la raccolta di scontrini e ricevute: si stabilisce una somma, appunto, forfettaria che riceverai per le spese di vitto e alloggio. Sono escluse dal forfait le spese di viaggio, che vanno quindi rimborsate a parte.
- Il rimborso analitico (anche detto a piè di lista) richiede maggiore attenzione da parte tua: dovrai infatti conservare tutti gli scontrini e le ricevute delle spese sostenute per vitto, alloggio e viaggio. Il cliente ti rimborserà tutti (e solo) gli importi documentati.
- Infine, il sistema misto è una soluzione intermedia tra i due precedenti. Oltre ad un rimborso analitico per le spese di vitto e alloggio ti spetta anche una somma a forfait come indennità di trasferta.
Il rimborso chilometrico
Discorso a parte va fatto per il rimborso chilometrico. Si tratta di un tipo di rimborso che alcune aziende garantiscono a dipendenti e collaboratori esterni (quindi anche freelance) che utilizzino per gli spostamenti la propria auto (o anche un’auto a noleggio). Per calcolare l’importo del rimborso chilometrico sono necessarie le tabelle ACI in cui, in base al modello della tua auto, potrai facilmente individuare il costo chilometrico da moltiplicare per il numero di chilometri che hai percorso. Et voilà, ecco calcolato il rimborso chilometrico che ti spetta. Ricorda: non si tratta di un compenso ma di un’indennità, quindi questa somma non è sottoposta a tassazione.
Per ulteriori informazioni, leggi l'approfondimento di Dipendenti in Cloud sul rimborso chilometrico
Trattamento fiscale dei rimborsi spesa
Da un punto di vista fiscale, per le spese di vitto e alloggio, bisogna distinguere tra due casi:
- pagamento effettuato direttamente dal cliente;
- pagamento effettuato da te e poi rimborsato dal cliente.
Nel primo caso tu non dovrai fare praticamente nulla: il cliente riceverà le fatture di alberghi e ristoranti in cui avrai soggiornato e mangiato durante la trasferta, le pagherà ed eventualmente le scaricherà dalle tasse. Per te quegli importi non costituiscono compensi e quindi non partecipano alla formazione del tuo reddito: in poche parole, non ci pagherai le tasse.
Diverso è il caso in cui sei tu a anticipare il pagamento di vitto e alloggio. Quando le spese sono fatturate a te e poi addebitate al cliente, quegli importi ai fini fiscali hanno il valore di un compenso e vanno assoggettati a ritenuta (per rinfrescarti la memoria puoi dare un’occhiata al capitolo 13 di questa guida sulla ritenuta d’acconto). Potrai dedurre dalle tasse il loro costo con il doppio limite previsto dall’art. 54, co. 5, Tuir: “nella misura del 75%, e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.”. Eccoti un esempio per capire meglio: nel 2018 hai ricevuto compensi per 30.000 euro (il 2% è pari a 600 euro) ed hai avuto rimborsi spesa per 1.000 euro (il 75% è 750 euro). Il primo limite ti impone di dedurre 750 euro, ma il secondo interviene abbassando la deducibilità a 600 euro.
La nota spese: cos’è e come si compila
Passiamo ora ad aspetti più pratici: come si fa a chiedere il rimborso spese? Solitamente è necessario compilare la nota spese. Potrebbe fornirtela il cliente o puoi doverla creare tu servendoti di un software apposito o anche tramite strumenti più semplici come Word o Excel. I dati da inserire nella nota spese sono:
- Riferimenti aziendali: i dati del cliente a cui chiedi il rimborso (ragione sociale, partita IVA, sede, ecc.);
- I tuoi dati: nome, cognome e tipo di collaborazione;
- Dati della trasferta: data, luogo e durata;
- Natura ed entità della spesa: elenco dei costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti;
- Eventuali note e chiarimenti.
Insieme alla nota spese dovrai poi consegnare le ricevute che giustificano i dati inseriti nella richiesta di rimborso. Se proprio non sei riuscito a raccogliere la documentazione per alcune spese di cui comunque vuoi chiedere il rimborso, ti consigliamo di aggiungere una dichiarazione in cui sottoscrivi di averle effettivamente sostenute. In ogni caso, tieni presente che la normativa sui rimborsi spesa è in continua evoluzione. Per restare sempre aggiornato ed essere sicuro che tutto fili liscio, ti consigliamo di ricorrere a un software specifico.
Ed eccoci al termine della nostra guida per freelance. Speriamo di esserti stati utili e di aver chiarito ogni tuo dubbio. Se sei ancora perplesso su alcuni aspetti, consulta l’indice della guida: siamo sicuri che troverai il capitolo che ti interessa!
