Chi ha una partita Iva lo sa: uno degli scogli più grandi da superare quando si avvia la propria azienda, anche la più piccola, è mantenere in ordine i dati contabili e avere in ogni momento il pieno controllo dei conti aziendali. Se la contabilità è un settore che può togliere tempo e risorse al lavoro produttivo, ci sono validi strumenti che possono renderla più scorrevole e semplice da gestire. Tra questi, c’è la riconciliazione bancaria, in grado di diventare alleata di ogni partita iva.
Cosa s'intende per riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è lo strumento di controllo finanziario che permette di verificare che le voci presenti nei conti bancari e i movimenti segnalati siano riportati nella contabilità aziendale e nella prima nota. Risulta fondamentale nell'ambito della tesoreria aziendale.
In particolare, fare la riconciliazione bancaria significa verificare che tutti i movimenti presenti sull’estratto conto bancario dell’azienda corrispondano a quelli annotati nella contabilità aziendale.
Spesso infatti, nella contabilità dell’impresa vengono annotate operazioni con modalità o tempi differenti rispetto a quelli utilizzati dalla banca per registrare le stesse operazioni sul conto corrente aziendale. Può succedere che pagamenti di fatture, commissioni, spese, pagamenti F24, addebiti Sepa o Riba possono essere registrati sull’estratto conto bancario uniti in distinte o con date valute differenti rispetto a quanto riportato in contabilità.
La riconciliazione bancaria permette di controllare l’allineamento tra le diverse annotazioni, inserendo movimenti mancanti o correggendo differenze. È utile effettuare la riconciliazione bancaria a cadenza regolare, utilizzando come riferimento le tempistiche delle scritture contabili, mensili, trimestrali o semestrali.
Perché la riconciliazione è utile a tutte le attività
Tanti sono i vantaggi della riconciliazione bancaria, per tutte le imprese dalle più grandi alle più piccole.
Scegliere di eseguire una riconciliazione attenta e periodica, permette infatti di:
- avere sotto controllo le risorse finanziarie dell’azienda,
- gestire in modo ottimizzato prima nota e contabilità,
- essere in possesso di dati aggiornati sui movimenti bancari dell’azienda in caso di controllo delle autorità.
La riconciliazione bancaria non è utile solamente dal punto di vista finanziario per l’azienda. Controllare il registro dei conti offre un quadro completo della situazione economica e finanziaria dell’attività e informazioni utili per supportare il processo decisionale.
Come si fa la riconciliazione bancaria?
Per effettuare la riconciliazione bancaria, segui questi step.
1. Scegli lo strumento
Puoi fare la riconciliazione bancaria:
- a mano, confrontando l’estratto conto aziendale e la prima nota e spuntando le voci dei movimenti corrispondenti;
- tramite file Excel, inserendo i dati dell’estratto conto e i movimenti registrati nella contabilità su colonne vicine, così da poterli confrontare;
- tramite software dedicato, inserendo i file dei movimenti bancari e quelli della contabilità e osservando i disallineamenti segnalati dal software.
2. Procurati l'estratto conto bancario
Per effettuare la riconciliazione bancaria si deve disporre dell’estratto conto dei movimenti bancari relativi al periodo al quale decidiamo di riferirci. Se ad esempio scegliamo di seguire una cadenza trimestrale, avremo bisogno dell’estratto conto trimestrale.
Molte sono le aziende che possiedono diversi conti bancari: per questo, è bene assicurarsi di star riconciliando le informazioni con il conto bancario corretto.
3. Aggiorna la prima nota
Il secondo documento necessario per procedere alla riconciliazione bancaria è la prima nota, che deve essere aggiornata prima di iniziare il processo di verifica e riferirsi al periodo prescelto. È bene quindi verificare che siano stati registrati tutti i movimenti, anche quelli considerati secondari come gli scontrini di spese aziendali o di viaggio.
4. Recupera la riconciliazione precedente
Dalla seconda riconciliazione bancaria, è importante disporre anche della riconciliazione del mese o del trimestre precedente, così da verificare il saldo finale e individuare differenze da sistemare.
5. Confronta i movimenti
A questo punto, puoi confrontare i movimenti presenti nell'estratto conto con quelli registrati in contabilità.
A questo proposito, è bene tenere a mente che gli accrediti e i debiti dell’azienda vengono segnalati in modo diversi nell’estratto conto rispetto alla contabilità aziendale:
- nell’estratto conto della banca, gli accrediti sono evidenziati come Avere e il segno +, mentre i debiti sono evidenziati come Dare e il segno -;
- nella contabilità dell’azienda, gli accrediti sono inseriti come Dare e il segno +, mentre i debiti sono inseriti come Avere e il segno -.
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Riconciliazione bancaria automatica: come funziona e quali sono i vantaggi
La riconciliazione bancaria può essere effettuata con l’aiuto di un software dedicato.
L’utilizzo è semplice e veloce: è sufficiente caricare nel software il file dell’estratto conto dei movimenti bancari e il file della prima nota aziendale. In modo rapido e automatico, il software si occupa della riconciliazione automatica delle spese con i pagamenti corrispondenti, segnalando eventuali differenze. È possibile scegliere di non riconciliare la differenza segnalata o di procedere con la correzione della contabilità.
Scegliere di effettuare la riconciliazione bancaria automatica permette di:
- risparmiare tempo e risorse, per aumentare l’efficienza e la produttività aziendale,
- effettuare in minor tempo un controllo affidabile, in grado di individuare differenze da regolarizzare in modo agevole e semplice,
- eliminare la possibilità di errore umano, che invece può essere presente nella riconciliazione bancaria manuale,
- gestire un grande numero di voci di movimenti e operazioni, senza errori o sovrapposizioni.
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La riconciliazione bancaria è quindi un valido strumento, che ogni attività o impresa, piccola o grande che sia, dovrebbe considerare di utilizzare per poter mantenere in ogni momento un controllo preciso sulla propria contabilità e i conti bancari.
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