Quando si gestisce la propria una partita iva o impresa, ci si accorge che una delle attività più dispendiose in termini di risorse e tempo è la gestione dei pagamenti. Ricordare di quali incassi dai clienti si è in attesa, i pagamenti da erogare ai dei fornitori, la scadenza di imposte, tasse o rate può diventare un lavoro oneroso, che toglie risorse all’efficienza produttiva e che rischia di far incorrere in errori o dimenticanze.
In tutto questo, uno strumento ti può venire in tuo aiuto alleggerendo la gestione dei pagamenti e rendendola più semplice fluida e scorrevole. Lo scadenzario pagamenti può diventare in pochi e semplici passi uno degli alleati più grandi del tuo lavoro.
Cos’è lo scadenzario?
Lo scadenzario è un registro contabile, all’interno del quale vengono annotate le scadenze che l’impresa o il libero professionista devono rispettare. Nello scadenzario non sono registrati solamente pagamenti da incassare da parte dei clienti o da versare ai fornitori, ma possono anche essere annotate eventuali rate da rispettare e i pagamenti di imposte e tasse.
Con lo sviluppo degli strumenti informatici, i supporti cartacei ai quali ci si affidava in origine per annotare le scadenze hanno lasciato spazio a fogli elettronici e software dedicati.
Non sono cambiate però solamente le modalità di compilazione dello strumento: anche il termine scadenzario ha assunto un significato più restrittivo, riferendosi principalmente ad un registro dedicato all’annotazione di crediti da clienti e debiti verso fornitori. Al suo interno, possono essere presenti anche le voci relative alle scadenze per il pagamento di salari e stipendi di addetti e dipendenti.
Lo scadenzario pagamenti è anche chiamato scadenzario fatture: permette infatti di avere sempre sotto controllo le scadenze di incasso e pagamenti delle fatture suddivise per mensilità.
Lo scadenzario fatture di Fatture in Cloud:
- si compila in automatico con le fatture in entrata e in uscita non ancora saldate e i moduli F24 non ancora pagati,
- segnala le scadenze imminenti con una notifica all’interno della dashboard e nell’App,
- può essere completato anche con le scadenze personali e con i pagamenti ricorrenti.
Così non ti dimentichi più di nulla!
Come si crea e compila uno scadenzario?
Creare e compilare lo scadenzario pagamenti richiede di seguire alcuni passi fondamentali, che permettono di agevolare il proprio lavoro. In generale, nello scadenzario devono essere registrati i documenti di vendita e di acquisto emessi dall’impresa, specificando data, descrizione, importo e stato del pagamento.
Nel proprio scadenzario è possibile e utile registrare:
- tutte le fatture in entrata e in uscita,
- i moduli F24 da pagare,
- le scadenze IVA, le imposte da pagare, i contributi previdenziali ed assistenziali,
- le rate di mutui e finanziamenti,
- gli eventuali salari da pagare ai dipendenti,
- le scadenze personali anche ricorsive, dalle bollette alle rate del leasing;
- ogni altra tipologia di pagamento ricorrente.
Per ogni voce è utile specificare:
- la data di emissione e la data di scadenza del pagamento,
- l’importo da versare o da incassare,
- il documento di riferimento o un suo identificativo,
- il nome del fornitore o del cliente,
- il metodo di pagamento scelto dall’azienda o dal cliente,
- la data effettiva di pagamento,
- eventuali ricevute successive al pagamento.
Se in passato lo scadenzario veniva gestito con registri cartacei, oggi è possibile utilizzare fogli Excel, che grazie all’utilizzo di righe e colonne permettono di organizzare dati, creare agevolmente totali parziali, impostare filtri o scadenze predefinite. Oltre ai fogli di calcolo, è possibile affidarsi a software dedicati, in grado di poter gestire grandi flussi di registrazioni di documenti e scadenze.
Tra i grandi vantaggi offerti dall’utilizzo di software come Fatture in Cloud, c’è la possibilità di usufruire della procedura di compilazione automatica, caricando i documenti emessi o emettendo i documenti con lo stesso software. In questo modo, non solo la gestione di pagamenti e incassi è scorrevole, ma anche la registrazione dei documenti è agevolata. Addio quindi a qualsiasi dimenticanza o errore!
Sai che puoi sincronizzare lo scadenzario di Fatture in Cloud con il tuo Google Calendar? In questo modo, tutte le scadenze sono a portata di mano, anche all’interno del tuo calendario personale!
Come lo scadenzario aiuta nella gestione dei pagamenti?
Se ben compilato, lo scadenzario può essere uno dei più grandi alleati di ogni partita iva. Se scegli di utilizzarlo può esserti di aiuto per avere sempre sotto controllo le scadenze della tua attività , evitando errori o dimenticanze.
In questo modo, non solo puoi rispettare gli impegni economici della tua impresa, ma puoi anche sollecitare i debitori che potrebbero pagare in ritardo le somme dovute.
Oltre allo scadenzario, Fatture in Cloud ti permette anche di inviare solleciti di pagamento, manuali o in automatico, per sollecitare i clienti smemorati.
La gestione dello scadenzario ti permette di registrare le scadenze delle fatture:
- se attive, alla loro scadenza di pagamento porteranno i flussi finanziari in ingresso, con segno positivo;
- se passive, alla loro scadenza richiederanno di essere pagate e i flussi in uscita compariranno con segno negativo.
Questo permette di avere sempre una stima dei flussi positivi, i soldi che si riceveranno, e dei flussi negativi, i soldi che usciranno, con un riferimento temporale preciso e nessun ritardo. Utilizzare lo scadenzario ti permette di ottimizzare la tua impresa, dandoti la possibilità di dedicare all’attività produttiva tempo e risorse senza paura di dimenticanze.
Ora passiamo a un altro strumento che ti aiuta a tenere traccia dei flussi in entrata e in uscita: la prima nota.
