Autore: Fatture in Cloud
Un programma di fatturazione eletronica non è come un diamante: non è (quasi) mai per sempre. A meno di fortunatissime eccezioni, spesso e volentieri professionisti e piccole imprese, ma anche aziende di grandi dimensioni, sono portate a cambiare software.
Le normative si aggiornano (ad esempio, quelle sul recente obbligo di fatturazione elettronica per il forfettario), oppure la piattaforma adottata non è più funzionale alle tue esigenze (o quelle dell’azienda) o, ancora, l’interfaccia d’uso non è più intuitiva come lo era un tempo.
I motivi che ti possono spingere a cambiare il programma di gestione possono essere i più vari, ma c’è un punto da tenere sempre chiaro in mente: non bisogna mai farsi trovare impreparati.
I problemi che potrebbero nascere nel passaggio da un software di fatturazione elettronica all’altro potrebbero essere vari, portandoti a un rallentamento - se non al blocco – del passaggio stesso.
Se vuoi evitare di trovarti in questa situazione, dovrai svolgere alcune operazioni “preliminari”, che ti permetteranno di evitare brutte sorprese: vediamo quali sono.
Indice
Esistono diverse motivazioni che potrebbero rendere il tuo attuale programma di fatturazione elettronica non più in linea con le tue esigenze: lentezza, poca intuitività e mancanza di funzionalità o di integrazioni con altri programmi.
In ogni caso, l'importante è avere consapevolezza di tali limiti e della necessità di cambiare piattaforma, magari passando a un più completo software di gestione aziendale.
Puoi approfondire tali circostanze nei capitoli precedenti della guida, dedicati rispettivamente a quando cambiare software di fatturazione elettronica e a cos’è un software di fatturazione e gestione aziendale.
È il momento di cambiare il tuo attuale software di fatturazione elettronica?
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e la procedura per passare ad un nuovo programma in modo sicuro ed efficace.
Una volta riscontrata la necessità di passare ad un altro programma, è giunto il momento di analizzare le varie alternative e selezionare la migliore.
Il punto di partenza nella scelta del miglior software di fatturazione elettronica (e gestione aziendale) è rappresentato da una valutazione dei bisogni aziendali grazie alla quale comprendere cosa ti serve.
Dovrai verificare, ad esempio, la presenza di funzionalità come la fatturazione, la gestione dei pagamenti, la registrazione degli acquisti e i report sull’andamento degli affari. O, ancora, la multiutenza e la possibilità di dare al commercialista l’accesso all’account aziendale.
Infine, dovrai valutare se vuoi adottare un programma di fatturazione elettronica gratis, essenziale ma spesso limitato ed inefficiente, oppure una soluzione a pagamento, più completa ed efficace.
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Fatte queste valutazioni preliminari, puoi “passare all’azione”. Ossia, puoi finalmente intraprendere l’iter che ti porterà a utilizzare la nuova piattaforma.
Come accennato inizialmente, però, anche in questo caso sono necessarie delle operazioni che ti metteranno al riparo da possibili brutte sorprese.
Prima di tutto, dovrai confrontare attentamente le caratteristiche del tuo vecchio software di fatturazione elettronica (e i servizi che utilizzi) e quelle del nuovo programma.
Grazie a questa operazione avrai un quadro d’insieme completo e avrai la possibilità di individuare facilmente quali servizi prenderanno il posto dei vecchi e quali le funzionalità aggiuntive a cui avrai accesso.
Inoltre, potrai anche capire quali sono le novità che il programma porta con sé e prepararti per tempo: potrai consultare le guide di utilizzo che il nuovo software mette a disposizione e capire come “muoverti” nell’interfaccia utente, dove si trovano le varie funzioni e i servizi e come sfruttarli al meglio.
La creazione di una copia di backup dei dati e dei documenti presenti nella vecchia piattaforma è un’operazione che viene troppo spesso sottovalutata.
E che, al contrario, riveste un ruolo di capitale importanza nel processo di transizione da un software all’altro.
Senza i dati del vecchio software di fatturazione elettronica, infatti, il nuovo programma di gestione aziendale sarebbe nient’altro che un bellissimo contenitore completamente vuoto. E quindi difficilmente utilizzabile, quanto meno nell’immediato.
Per renderlo funzionale dovresti “riempirlo” di dati manualmente, con tutti i rischi che ne possono derivare (pensa, ad esempio, se sbagli a digitare la partita IVA di un cliente o fornitore, o se riporti in maniera errata le informazioni fiscali relative alla fatturazione degli anni passati).
Insomma, una copia dei dati è imprescindibile per il corretto passaggio da un software all’altro.
Come accennato inizialmente, la copia dei dati dovrà essere fatta rispettando delle specifiche, per evitare di ritrovarti con dei file inutilizzabili. La nuova piattaforma deve essere in grado di leggere tutte le informazioni del backup, altrimenti ti ritroverai nella situazione di partenza.
Dovrai quindi verificare quali sono i formati accettati dal nuovo software e creare il backup di conseguenza. Troverai queste informazioni nella guida all’utilizzo del programma, insieme a video esplicativi e guide passo-passo.
All'interno di Fatture in Cloud puoi importare le fatture elettroniche, i documenti e le anagrafiche che hai prodotto con il tuo vecchio software.
Così non perdi nulla e ricominci subito a lavorare.
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I passaggi appena descritti ti permetteranno di avere tutti gli elementi necessari a effettuare materialmente il passaggio da una piattaforma all’altra.
La ricognizione dei servizi (e lo studio delle guide all’utilizzo) ti avrà permesso di avere un quadro generale delle funzionalità a disposizione e quali saranno i primi servizi da configurare.
Con il backup di dati e documenti sarai invece in grado di iniziare a utilizzare immediatamente la piattaforma (o quasi, come vedremo nel prossimo paragrafo).
Capiamo insieme come affrontare questa nuova fase.
Prima di tutto, dovrai dare il via al “ribaltamento” dei dati e dei documenti all’interno della nuova piattaforma.
O, in parole più semplici, potrai importare tutti i documenti e i dati nella nuova piattaforma senza doverlo fare manualmente.
Anche in questo caso è importante far attenzione a seguire l’iter corretto. Verifica nelle guida del software se ci sono ulteriori passaggi necessari per adattare i dati e i documenti al formato corretto o se, invece, sarà sufficiente caricare il backup nella piattaforma.
A seconda della quantità del materiale da importare, l’operazione potrebbe richiedere del tempo.
Con Fatture in Cloud puoi continuare a lavorare, anche mentre l'importazione è in corso.
Emetti e ricevi fatture, crei documenti e utilizzi tutte le funzionalità di Fatture in Cloud: neanche un secondo va sprecato!.
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Una volta che i dati saranno stati importanti, dovrai controllare, ed eventualmente completare, le informazioni sulla tua azienda presenti nel software.
Tra queste, le anagrafiche aziendali (ragione sociale, Partita Iva, codice fiscale, etc.) e il regime fiscale (che, come nel caso del regime forfettario, determina una tassazione fissa e l’esonero dall’applicazione dell’IVA in fattura).
Inoltre, dovrai verificare il Codice Destinatario (detto anche codice SDI) associato alla piattaforma.
Il Codice Destinatario è una sorta di “domicilio virtuale” che permette al Sistema d’Interscambio di comprendere dove “consegnare” le fatture ed è solitamente legato al software di fatturazione elettronica utilizzato.
Cambiando piattaforma, cambierà anche il Codice Destinatario. Ti consigliamo di prendere il Codice Destinatario del nuovo software di fatturazione elettronica (quello di Fatture in Cloud è M5UXCR1) aggiornarlo all’interno del tuo cassetto fiscale.
Inoltre, ti tonerà utile comunicare il nuovo codice anche ai fornitori, così che possano compilare correttamente le fatture a te destinate.
Ora che il software di gestione aziendale è correttamente configurato e pronto all’uso, potrai iniziare a sfruttarne a pieno le funzionalità.
Uno dei primi passaggi che ti consigliamo di fare è invitare il tuo commercialista ad accedere al programma e a connettersi al tuo account.
In questo modo, il professionista potrà accedere alle tue fatture e ai documenti contabili, senza che tu debba condividergli le tue credenziali o effettuare operazioni al suo posto.
Potrai in qualsiasi momento impostare e modificare i permessi, stabilendo cosa il commercialista può vedere e/o fare all’interno del tuo account.
Come si può facilmente intuire, questa operazione ti permetterà di ottimizzare tempo e risorse.
Potendo accedere in autonomia, il contabile riuscirà a scaricare i file che gli occorrono, quando ne avrà bisogno. In questo modo, tanto per fare un esempio, la redazione del bilancio e degli altri documenti fiscali e contabili, avverrà in maniera più semplice e veloce.
Nelle aziende in cui diverse persone si occupano di fatturazione e gestione aziendale, potrebbe essere molto utile - se non addirittura indispensabile - la possibilità di concedere l’accesso a più utenti con ruoli e permessi diversificati.
Con la multiutenza sarà possibile assegnare compiti differenti in base al ruolo ricoperto (l’amministrazione, ad esempio, avrà accesso all’area delle fatture e quella della cassa; mentre chi gestisce il magazzino e l’approvvigionamento troverà utile l’accesso all’anagrafica fornitori).
Inoltre, nel caso nei gruppi imprenditoriali, potrebbe esserci l'esigenza di avere più profili aziendali separati.
Con la multiazienda sarà più facile gestire diverse aziende, passare in modo semplice da un profilo all'altro e intervenire prontamente in caso di bisogno.
La possibilità di poter accedere a materiale formativo completo e di varia natura (dalle video pillole ai webinar) è uno dei fattori che può fare la differenza nella scelta di un software di fatturazione elettronica e gestione aziendale.
Infatti, può aiutarti a comprendere potenzialità e funzionalità del programma, oltre a darti un’idea su come farlo funzionare.
Fondamentale, inoltre, la disponibilità di guide alla risoluzione dei problemi sempre accessibili online, grazie alle quali trovare una soluzione alle problematiche più comuni in piena autonomia.
Eccoci alla fine di questa guida alla scelta e passaggio ad uno nuovo software di fatturazione elettronica (e gestione aziendale).
Ora hai acquisito le informazioni più utili per:
Puoi quindi affrontare con più serenità e consapevolezza tutte queste fasi.
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