Autore: Fatture in Cloud
L’importanza che i software di fatturazione e gestione aziendale possono avere per il corretto funzionamento di un’azienda (piccola o grande che sia) è troppo spesso sottovalutata.
Grazie a questi programmi, infatti, puoi ottimizzare i processi di gestione amministrativa e burocratica dell’attività imprenditoriale.
Non dimentichiamo che il tempo è la risorsa più importante per una piccola o microimpresa. Addirittura, più della liquidità di cassa o la disponibilità di capitale per sviluppare nuovi prodotti e servizi. E, proprio per questo motivo, dovresti fare tutto il possibile per evitare di sprecarne in attività dispendiose e che potrebbero rivelarsi inutili.
Considerata poi la competitività sempre maggiore di molti mercati, diventa fondamentale dedicare più tempo possibile ad attività strategiche, che possano far emergere l’azienda nei confronti dei concorrenti, e non di certo ad attività manuali e ripetitive che potrebbero essere facilmente automatizzate.
Ed è a questo punto che entrano in gioco i programmi per la gestione dell’azienda. Con i loro strumenti e le loro funzionalità permettono di ottimizzare tempi e risorse, portando evidenti vantaggi.
Ma, esattamente, cosa sono i software di gestione aziendale? E quando servono? Rispondiamo a queste (e altre) domande grazie al prezioso contributo di alcuni commercialisti, con i quali abbiamo sviscerato in profondità i vantaggi che i programmi di questo tipo garantiscono sia nella loro attività quotidiana, sia per i loro clienti.
Indice
Quando parliamo di software per la gestione aziendale ci riferiamo a degli strumenti informatici pensati e realizzati per facilitare alcune delle operazioni amministrative più importanti.
Programmi di questo genere, ad esempio, ti consentono di digitalizzare l’intero ciclo di fatturazione, sia in uscita sia in ingresso. Grazie a un software di gestione aziendale potrai quindi inviare e ricevere fatture elettroniche e conservarle così come prescritto dalla legge.
Ma si tratta solamente della proverbiale punta dell’iceberg.
Le azioni che puoi svolgere con i software di gestione aziendale sono molteplici:
Non possiamo stabilire a priori quando un’azienda - o anche un professionista - debba iniziare a utilizzare un software di gestione aziendale.
Potrebbe essere anche il primo passo da compiere quando apri partita IVA. O, al contrario, potresti attendere il momento in cui la complessità aziendale non è più gestibile tramite strumenti meno elaborati.
Insomma, sarai tu a decidere quando e come iniziare a utilizzare un programma di gestione aziendale, in base alle tue necessità e a come preferisci gestire la tua impresa.
Scopri quali sono i segnali e la procedura per passare
a un nuovo programma in modo sicuro ed efficace.
Se la “semplice” lista dei servizi e delle funzionalità non fosse sufficiente, l’esperienza diretta dei commercialisti potrebbe aiutarti a comprendere perché un software di gestione aziendale è indispensabile in qualunque impresa, anche la più piccola.
L’utilizzo di piattaforme di questo genere, infatti, porta con sé una lunga lista di vantaggi sia di natura pratica, sia di natura gestionale, sia di natura economica. Analizziamo insieme i principali.
Tanto per l’impresa quanto per i commercialisti, il software di gestione aziendale è un elemento imprescindibile per riuscire ad attuare una gestione integrata della contabilità. Come? Grazie alla possibilità di concedere l’accesso diretto al commercialista all’account dell’azienda.
Una funzionalità che, anche se può apparire “banale”, consente di semplificare l’intero ciclo di gestione della contabilità.
Tu, responsabile d’impresa o libero professionista, infatti, non dovrai più preoccuparti di inviare al commercialista le fatture emesse e ricevute, la lista dei pagamenti fatti e di quelli ricevuti e gli altri documenti legati alla contabilità e alla fiscalità.
Non perderai dunque più tempo in questi compiti ripetitivi e non correrai più il rischio di dimenticare qualcosa.
Il commercialista, dall’altro lato, sarà libero di accedere alla piattaforma e consultare i documenti ogni volta che vorrà. senza dover attendere i tempi dell’azienda.
Questo, come potrai facilmente immaginare, tornerà estremamente utile in diversi momenti dell’anno, soprattutto quando arriva il momento di presentare il bilancio (o la dichiarazione dei redditi).
Il commercialista potrà accedere in autonomia ai dati e i documenti necessari e potrà preparare il materiale occorrente per gli adempimenti in modo più semplice e veloce.
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Il commercialista potrà dedicare il tempo che prima impiegava a recuperare le fatture ad altre attività, decisamente più interessanti e funzionali alla crescita della tua azienda.
Ad esempio, grazie all’accesso offerto dal software di gestione aziendale, potrà consultare il quadro della condizione finanziaria dell’attività imprenditoriale ed eventualmente individuare i punti di forza e dove, invece, ci sono delle carenze.
Con queste informazioni, il commercialista, da semplice contabile, riuscirà dunque e vestire i panni del consulente strategico.
Utilizzando un unico software per un’ampia varietà di azioni - dalla gestione della fatturazione agli acquisti, passando per la gestione dei pagamenti e molte altre possibili funzionalità - potrai ottimizzare e automatizzare alcune delle operazioni di routine che ti portano via più tempo.
Ad esempio, potrai inviare promemoria di pagamento ai clienti quando la scadenza impostata si sta per avvicinare. O visionare dei report sull'andamento degli incassi e delle uscite aggiornati in tempo reale, così da tenere sotto controllo la liquidità.
Il programma di gestione aziendale ti aiuterà anche a minimizzare gli errori dovuti al trattamento dei dati. Infatti, il numero di informazioni da inserire manualmente calerà in maniera sensibile, limitando non solo gli sbagli , ma anche le inefficienze.
Inoltre, questi software, se in cloud, ti aiutano a prevenire la perdita di dati, perché li salvano su server selezionati e protetti da misure di sicurezza sempre più evolute.
Se i processi aziendali sono più efficienti, si ridurranno anche i costi sostenuti per la gestione dell'attività.
Gestire in modo ottimizzato fatture e pagamenti, ad esempio, ti permetterà di controllare che tutte le fatture vengano saldate entro la scadenza, evitando insoluti che potrebbero anche a mettere a rischio la disponibilità di liquidità per sostenere le spese ricorrenti.
Rendere più efficiente la gestione della tua attività ti consentirà anche di risparmiare anche in termini di tempo e risorse umane impiegate.
Questo perché, ad esempio, gestire preventivi, fatture e pagamenti in un unico software ti eviterà di dover trasferire manualmente i dati da un programma all’altro, con indubbi risvolti positivi sia dal punto di vista organizzativo, ma anche e soprattutto economico.
Inoltre, alcuni software di gestione aziendale permettono l’integrazione con altre tipologie di programmi, come il CRM, l’e-commerce e il software per la finanza. I dati tra i diversi programmi si sincronizzeranno in automatico, facendoti risparmiare ancora più tempo, prima speso in attività di trascrizione manuale dei dati.
Il software di fatturazione e gestione aziendale è dunque ideale per te, che stai cercando uno strumento per occuparti non solo della fatturazione, ma anche di altri aspetti della tua attività, con vantaggi che abbiamo visto nei punti precedenti.
Sul mercato trovi vari programmi di questo tipo: qual è il migliore? Nel prossimo capitolo capirai come scegliere il software di fatturazione elettronica e gestione aziendale che meglio risponde alle tue esigenze.
