Capitolo n° 4

Un software di fatturazione elettronica gratis? Ecco perché (spesso) non conviene

Per gestire le fatture elettroniche, puoi scegliere un programma gratuito. I limiti e l’inefficienza, però, possono diventare molto “costosi”. Scopri quando è meglio scegliere un software a pagamento, più completo ed efficace.

Autore: Fatture in Cloud

 

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, prima per la maggior parte delle partite IVA e poi, nel 2024, per tutti i forfettari, ha segnato l’esplosione dell’offerta di software per fatture elettroniche.
Molte software house, infatti, hanno sviluppato i propri programmi per emettere, ricevere e conservare documenti di questo tipo.

Alcuni software di fatturazione elettronica sono gratuiti, mentre altri sono a pagamento.
Quali sono le differenze tra queste due tipologie? Quando un’azienda o libero professionista potrebbe utilizzare un programma per fatture elettroniche gratis, senza troppi inconvenienti? Quando invece diventa indispensabile ricorrere a una soluzione a pagamento, più completa ed efficiente?

 

Software gratis per la fatturazione elettronica: cosa offrono e quando convengono

Sono diversi i programmi che permettono di gestire le fatture elettroniche gratis, senza richiedere nessun abbonamento.
Tra questi, vi sono gli applicativi offerti dall'Agenzia delle Entrate.

Si tratta di software essenziali, adatti a piccole imprese e liberi professionisti che:

• Vogliono occuparsi solo della fatturazione elettronica, senza integrarla alla gestione dei pagamenti, dei preventivi, delle scadenze e ad altre attività che risultano fondamentali nella conduzione di un’azienda.
• Emettono poche fatture elettroniche, dato che la gestione manuale anche solo di poche decine di documenti al mese può risultare problematica.
• Non hanno interesse a semplificare la collaborazione con il commercialista, tramite un collegamento diretto. Questa funzionalità, offerta invece dai software a pagamento, consente al commercialista in modo diretto e in tempo reale al programma per scaricare le fatture del cliente, controllare gli adempimenti e intervenire in caso di bisogno. Con un software di fatturazione elettronica gratis, l’impresa o libero professionista deve scaricare manualmente le fatture e inviarle al commercialista; il rischio però, è quello di fare confusione con i file trasmessi.

 

I limiti di un programma di fatturazione elettronica gratis

Questi software sono sì essenziali e gratuiti, ma presentano anche diversi svantaggi.

Infatti, spesso:

• Richiedono di svolgere tutte le operazioni in modo manuale: dalla compilazione dei campi all’invio della fattura elettronica al Sistema di interscambio (SdI), fino alla registrazione delle fatture ricevute. Questo aumenta significativamente il rischio di errori.
• Possono risultare lenti e macchinosi.
• Non offrono un servizio completo di fatturazione elettronica: ad esempio, la firma digitale in molti casi è esclusa.
• Non permettono di gestire altri documenti oltre alla fattura elettronica, come preventivi, proforma, rapporti di intervento e ordini a cliente. Questa possibilità, che consente di centralizzare la gestione e di trasformare un documento in un altro (ad esempio, un preventivo in fattura) è molto comoda e di solito inclusa di solito in un programma di fatturazione elettronica a pagamento.
• Non presentano funzionalità aggiuntive tra cui la gestione degli incassi e dei pagamenti, delle scadenze, degli acquisti e dei dipendenti. Si tratta di ambiti comuni praticamente alla totalità delle aziende e spesso vengono gestiti con programmi separati o con strumenti inefficienti, come i fogli di calcolo in Excel.
• Non si integrano con altri software utilizzati in azienda: come il CRM, la piattaforma e-commerce, oppure il programma per l’email marketing. Questo porta alla necessità di trasferire i dati a mano, ad esempio le anagrafiche dei clienti, da un applicativo all’altro, con il rischio di sviste e imprecisioni.

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L’alternativa migliore: il software di fatturazione e gestione aziendale

I limiti dei programmi gratuiti ti stanno stretti? Li puoi facilmente superare con un software di fatturazione elettronica a pagamento.

Questi programmi sono spesso molto più veloci ed efficienti di quelli gratis, grazie al lavoro di sviluppo continuo e all’infrastruttura tecnica qualitativamente migliore.

Offrono un servizio di fatturazione elettronica completo di creazione della fattura, firma digitale, invio allo SdI, ricezione delle fatture passive nel software e conservazione a norma di legge.

Ti permettono anche di automatizzare le varie operazioni perché, ad esempio:

• puoi compilare la fattura elettronica in pochi clic, richiamando le anagrafiche dalla rubrica dei clienti (o da una banca dati pubblica) e i prodotti da listino;
• non devi apporre la firma digitale manualmente, ma questa si applica in automatico; in pochi secondi finalizzi la fattura e la invii al Sistema di Interscambio;
• ricevi le fatture direttamente nel programma: non le devi quindi scaricare dal Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate e ricaricarle nel software;
• le fatture si pongono in automatico in conservazione digitale.

Si tratta di comodità che fanno risparmiare tempo, soprattutto se ogni mese ti ritrovi a gestire anche solo poche decine di fatture.

Tra i limiti dei programmi gratis, abbiamo visto anche la mancanza di altre funzionalità rispetto alla fatturazione elettronica.

Si tratta di un vero e proprio svantaggio, che rallenta notevolmente le operazioni quotidiane della tua azienda. Infatti, tra le tante cose, devi prendere i dati dei pagamenti e confrontarli con le fatture in entrata e in uscita. Un’operazione manuale che ti può portare ad errori e sprechi di tempo.

Dunque, come superare questo limite? La soluzione è certamente scegliere un software di fatturazione elettronica e gestione aziendale.

Si tratta di un applicativo che, oltre alla gestione delle fatture elettroniche, ti offre molto di più, ad esempio:

• gestione di incassi e pagamenti: tramite diversi strumenti, quali la prima nota, lo scadenzario, i solleciti di pagamento, la registrazione automatica dell’incasso, l’emissione di bonifici e la riconciliazione bancaria automatica;
• creazione di preventivi, rapporti d’intervento, proforma e altri documenti e la loro trasformazione automatica in fattura;
• registrazione degli acquisti;
• report sull’andamento degli affari aggiornati in tempo reale: così da poter prendere le decisioni migliori per la tua attività.
• connessione con il commercialista: che può accedere al tuo account, scaricare in autonomia le fatture, caricare gli F24 e visionare i report;
• integrazione con altri programmi di uso aziendale: come la piattaforma e-commerce, il CRM o l’applicativo per l’email marketing. In questo modo, i dati si sincronizzano in automatico tra i diversi software, togliendoti l’onere di doverlo fare a mano;
• ...E altro ancora.

 

Quanto costa un software di fatturazione elettronica e gestione aziendale?

A questo punto ti starai chiedendo: quanto costa un programma di questo tipo, completo di fatturazione elettronica e altre funzionalità per la gestione dell'attività? In realtà la questione del prezzo non ti dovrebbe spaventare, per alcune ragioni.

Innanzitutto, con un programma di fatturazione elettronica e gestione aziendale, il denaro investito spesso viene ripagato dal tempo risparmiato, che puoi dedicare ad attività ad alto valore per la tua attività.

Inoltre, molti software di questo tipo offrono piani con prezzi differenti, tra cui scegliere quello che soddisfa le esigenze e le possibilità della tua azienda.

Infine, spesso prevedono un periodo di prova gratuito, così che tu possa “testate” le varie funzionalità, verificare i servizi offerti e decidere se mantenere il programma.

Hai valutato attentamente la questione del costo e, aiutandoti anche con il capitolo precedente, hai deciso qual è il miglior software per le fatture elettroniche (e la gestione aziendale), cioè quello che più di altri soddisfa le tue esigenze.

Non ti rimane che passare al nuovo programma di fatturazione, trasferendo al suo interno i documenti che hai già prodotto. In questo modo, avrai uno storico di dati da cui cominciare a lavorare e non dover riprendere tutto daccapo. Come affrontare questa fase? Te lo spiegheremo nel prossimo capitolo.